Je btw-verplichtingen nakomen

Als je btw-plichtig bent, moet je een aantal verplichtingen nakomen. Je leest er hier alles over.

Ben je btw-plichtig?

Ben je handelaar, dan ben je in principe btw-plichtig. Je moet btw aanrekenen voor elke factuur die je uitreikt en je moet het btw-bedrag doorstorten aan de schatkist. In de meeste gevallen wordt de btw die je moet betalen aan de schatkist berekend op basis van de facturen die je uitreikt.

Sommige vrije beroepen en beroepen met een sociaal karakter zijn vrijgesteld van btw-plicht. Een opsomming van deze activiteiten vind je terug in het artikel 44 van het Btw-Wetboek, dat je hieronder kan raadplegen.

• Artikel 44 uit het btw-wetboek: vrijstelling van btw-plicht [pdf - 54kb]

Ook een zelfstandig helper is in principe BTW-plichtig. Er geldt wel een uitzondering voor de “familiale helper”. Iemand die “onder leiding van verwanten werkt in het kader van een familiebedrijf” is vrijgesteld en hoeft geen BTW-activatie aan te vragen. 

Kleine ondernemingen

Heb je een kleine onderneming met een omzetcijfer lager dan 5.580 euro, dan kan je kiezen voor de btw vrijstelling van aangiftes. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen en je moet ook geen btw-aangifte indienen. Je hebt dan uiteraard geen recht op btw-aftrek. Je moet dan wel de volgende verplichtingen nakomen:

• een aangifte doen van de aanvang, de wijziging en de stopzetting van de activiteit
• op de facturen vermelden: “Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk”
• een jaarlijkse opgave doen (listing) van de afnemers-belastingplichtigen en van de totale omzet in de vrijstellingsregeling
• je facturen nummeren en bewaren
• een dagboek van ontvangsten bijhouden (alleen voor verkopen aan particulieren)
• een tabel van de bedrijfsmiddelen opmaken
• een boek voor bepaalde handelingen bijhouden

Je btw-nummer activeren

Bij je inschrijving in de KBO krijg je een ondernemingsnummer toegekend. Dat nummer moet je voor je je activiteiten start, laten activeren als btw-nummer.

Je kan die activering zelf in orde brengen, en daarvoor een formulier aanvragen bij het btw-controlekantoor in je buurt. Regel je het graag snel en makkelijk, doe dan een beroep op de Acerta consulenten. Zij kunnen je btw-nummer tegelijk met je inschrijving in de KBO activeren.

Eens je je btw-nummer hebt ontvangen, moet je een aantal verplichtingen nakomen. Hieronder lees je er meer over.

Facturen leveren

Je levert voor je diensten facturen af (behalve als je levert aan particulieren). Je ontvangt ook facturen voor elke aankoop die je doet voor je zaak. Sinds januari 2006 mag je je facturen ook elektronisch bewaren.

Btw aanrekenen

Als je btw-plichtig bent, dan moet je btw aanrekenen. Die btw is een verbruikersbelasting. Het is dus een belasting die wordt doorgerekend aan je klant. Het normale btw-tarief bedraagt 21%. Daarnaast is er een tarief van 6%, dat onder meer geldt voor bepaalde renovatiewerken, landbouwproducten, bepaalde voedingsmiddelen, alcoholvrije dranken, bepaalde geneesmiddelen, boeken en bepaalde tijdschriften. Het tarief van 12% geldt onder meer voor steenkool en voor abonnementen op betaaltelevisie. Op de website van de Federale Overheid vind je een overzicht van de btw-tarieven.

Als btw-plichtige zelfstandige heb je recht op btw-aftrek. Dat betekent dat je geen btw hoeft te betalen op goederen of diensten die je voor je zaak aankoopt.

In de praktijk komt het er meestal op neer dat je bij je aankoop wel btw betaalt aan je leverancier, maar dat bedrag wordt dan in mindering gebracht als jij de btw die je aan jouw klanten hebt aangerekend moet betalen aan de schatkist.

Je btw-boekhouding bijhouden

Je houdt je btw-boekhouding bij, op papier of elektronisch. De btw-boekhouding omvat:

• een inkomend en uitgaand factuurboek
• een dagontvangstenboek
• een tabel van bedrijfsmiddelen

Houd je je boekhouding bij op papier, dan moet je daarvoor gebruik maken van speciale ingebonden en ingenaaide registers waarop vermeld staat hoeveel gedrukte bladzijden het register bevat. Die registers kan je krijgen bij een drukker. Samen met je register krijg je een identificatieformulier. Dat vul je in vóór je het register voor het eerst gebruikt en lever je af bij het ondernemingsloket. Het bevat de naam van je onderneming, je ondernemingsnummer, het doel van de boeken en de plaats in de reeks, het aantal bladzijden van de registers plus de naam en het ondernemingsnummer van de drukker. Vergeet niet dat het ondernemingsloket dit formulier voor je bijhoudt.

Btw-aangiftes doen

Op regelmatige tijdstippen moet je een aangifte doen van je activiteiten. Het tijdstip hangt af van je jaaromzet en je sector:

• jaaromzet > 1.000.000 euro:
  maandelijkse aangifte, uiterlijk op de 20ste van de maand na de maand waarop de handelingen betrekking hebben 
• jaaromzet < 1.000.000 euro:
  je kan kiezen voor een kwartaalaangifte, uiterlijk op de 20ste van de maand na het betreffende kwartaal. Kies je voor een kwartaalaangifte, dan moet je wel voorschotten betalen.  
• in volgende sectoren kan je alleen kiezen voor kwartaalaangiften als je jaaromzet maximum 200.000 euro bedraagt: 
  • minerale oliën
  • toestellen voor mobiele telefonie en computers, hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen
  • landvoertuigen uitgerust met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving van voertuigen

Vanaf 2009 zijn alle Belgische bedrijven die om het kwartaal hun btw-aangifte doen, verplicht deze aangifte elektronisch te doen. Dat zijn ook de bedrijven met een omzet van minder dan een miljoen euro. Ondanks de verplichting blijven schriftelijke aangiftes mogelijk voor wie kan aantonen dat hij niet over de technische mogelijkheid beschikt. Je moet dan het plaatselijk btw-controlekantoor schriftelijk op de hoogte brengen. Wie dus geen PC, internetaansluiting, elektronische identiteitskaart (eID) en eID-kaartlezer heeft, mag dus aan Financiën vragen om verder een papieren BTW-aangifte te mogen indienen.

Verder moet je ook:

• een jaarlijkse listing indienen, van je verkopen aan Belgische btw-plichtige afnemers
• per kwartaal een intracommunautaire listing indienen 
• boeken en stukken bewaren
• een aangifte doen als je je activiteiten wijzigt of stopzet

Btw betalen

De btw die je aan je klanten aanrekent, moet je aan de schatkist betalen. Als je kwartaalaangiften indient, moet je ook voorafbetalingen doen. Voor meer informatie kan je terecht bij het btw-controlekantoor of bij je boekhouder of accountant.