Een nieuwe ondernemingsvorm kiezen

Je kiest als starter de ondernemingsvorm die het best aansluit bij je doelstellingen. Wordt je zaak een succes, dan kan een andere ondernemingsvorm toch geschikter blijken. Heb je een eenmanszaak en ben je van plan samen te gaan werken met een businesspartner, dan kan het aangewezen zijn een vennootschap op te richten. Welke vennootschapsvorm het meest geschikt is, kan je nagaan in het deel Een vennootschapsvorm kiezen. Hoe je een vennootschap opricht, lees je in het deel Voor vennootschappen: Je vennootschap oprichten.

Het is ook mogelijk dat je al een bepaalde vennootschap hebt opgericht, maar later toch liever opteert voor een andere vennootschapsvorm.

Om je vennootschapsvorm te wijzigen, moet je een aantal formaliteiten vervullen. Volg je de hieronder beschreven procedure, dan hoef je je bestaande vennootschap niet te ontbinden en kan je je ondernemingsnummer behouden. Zo wordt de continuïteit van je vennootschap gegarandeerd.

De raad van bestuur of de zaakvoerder moet een recente balans opstellen. Die mag niet ouder zijn dan drie maanden.

Dan moet een commissaris, bedrijfsrevisor of externe accountant een verslag opstellen waarin hij of zij de correctheid van de balans bevestigt. In dat verslag wordt nagegaan of de staat van activa en passiva de financiële toestand van de vennootschap volledig en correct weergeeft.

De Raad van Bestuur of de zaakvoerder moet ook een verslag opstellen waarin de wijziging van de vennootschapsvorm wordt gemotiveerd.

Tot slot moet de omvorming naar een andere vennootschapsvorm worden goedgekeurd door de algemene vergadering. In de agenda moet het verslag van de Raad van Bestuur of zaakvoerder vermeld worden. De staat van activa en passiva moet worden toegevoegd. Een kopie van de hierboven vermelde verslagen moet bij de oproepingsbrief tot de Algemene Vergadering worden gevoegd. Aandeelhouders kunnen vijftien dagen voor de Algemene Vergadering die documenten kosteloos opvragen. Over de wijziging moet tijdens de algemene vergadering worden gestemd. Daarbij moeten strikte regels gevolgd worden. Daarna moeten de statuten worden aangepast.

De wijziging van je vennootschapsvorm moet worden vastgelegd in een notariële akte.
Ten laatste vijftien dagen na het verlijden van die akte moeten de akte van omzetting, de nieuwe statuten, de volmachten en het verslag neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Daarna volgt de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

Het is belangrijk dat je na de wijziging van je vennootschapsvorm de volgende instanties op de hoogte brengt: de btw-administratie, de RSZ, de belastingen. Neem ook contact op met je Acerta startersconsulent om de gegevens over je vennootschap in de KBO te laten aanpassen. Vergeet ook niet je bank te informeren, en al je bedrijfsdocumenten aan te passen.

Ben je van plan je ondernemingsvorm te wijzigen, dan kan het interessant zijn je plannen met je boekhouder of accountant te bespreken. Hij of zij kan je vertellen wat voor jou de meest geschikte ondernemingsvorm is, en je begeleiden bij de wijziging.